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Sehr geehrter Herr Landrat,
im Rahmen der Umstellung der Verwaltungsarbeit des Landkreises Mainz-Bingen fällt eine große Menge an digitalem Schriftgut an. Unabhängig von den gesetzlichen Vorgaben zum Umgang mit diesem Schriftgut – etwa im Hinblick auf Aufbewahrungsfristen – stellt sich die Frage nach der langfristigen Speicherung archivwürdigen Materials nach den Vorgaben des Landesarchivgesetzes Rheinland-Pfalz.
Wir bitten daher um Beantwortung der nachfolgenden Fragen in der Sitzung des Kreistages am 17. Februar 2017:
- An welches Archiv bzw. welche Archive gibt die Kreisverwaltung archivwürdiges Material aus dem passiven Aktenbestand nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen ab?
- Wer entscheidet dabei im Rahmen der Aussonderung des elektronischen Schriftguts darüber, ob es sich um archivwürdiges Material handelt oder nicht? Nach welchen Kriterien wird diese Entscheidung getroffen?
- In welcher Form wird ausgesondertes nicht archivwürdiges elektronisches Schriftgut vernichtet?
- Wie sehen die technischen Lösungen für die sichere Speicherung des archivierten Materials aus?
- Wie werden denkbare Probleme mit unterschiedlichen Datenformaten in den unterschiedlichen Phasen des Archivierungsprozesses gelöst?
- Welche Kosten verursacht der Umgang mit elektronischem Schriftgut
- in der passiven Aktenbestandsphase (Sicherung während der Aufbewahrungsfristen)
- in der Phase der Aussonderung und Archivierung archivwürdigen Materials
- in der Phase der Aussonderung und Vernichtung nicht archivwürdigen Materials
für den Kreis?
Für Ihre Bemühungen herzlichen Dank.
Mit freundlichen Grüßen
Helga Lerch, MdL
Fraktionsvorsitzende
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